“我們的日常工作少不了要聯(lián)系各條線上的同事，之前找人都是用紙質通訊錄，很麻煩不說，還經(jīng)常因為人員變動找不準。”對于在浦東新區(qū)政府辦公室工作的劉競文而言，對內聯(lián)系困難一直是令其“頭痛”的問題。

為打造數(shù)字政務“樣板間”，2020年5月，上海首個協(xié)同辦公生態(tài)系統(tǒng)——浦東數(shù)字政務協(xié)同平臺正式上線，這一集在線通訊、文件協(xié)同、網(wǎng)絡會議等功能為一體的辦公系統(tǒng)，可供全區(qū)近30000名公務人員同時使用。其中，在線通訊功能令劉競文最為愛不釋手：“現(xiàn)在通過在線通訊錄找人簡直太方便了，哪怕沒有他的電話，我也能通過平臺‘一鍵直達’，個人工作效率也提升不少。”

視頻開會、共享文檔、移動審批……隨著在線辦公軟件影響力的日漸加深，人與人之間的協(xié)同溝通方式在發(fā)生改變。盡管新冠肺炎疫情對經(jīng)濟發(fā)展造成一定影響，但作為數(shù)字化新模式的典型代表，線上辦公正化身“發(fā)展新引擎”，打破傳統(tǒng)業(yè)態(tài)邊界，為發(fā)展插上騰飛翅膀。

智能辦公應用——

“數(shù)字辦公讓企業(yè)有了更強免疫力”

事實上，近年來，類似浦東數(shù)字政務協(xié)同平臺的辦公系統(tǒng)在許多地方都得到了應用，而這些系統(tǒng)的“問世”離不開智能辦公平臺釘釘?shù)臄?shù)字化支持。

為實現(xiàn)政府數(shù)字化轉型，打造“掌上辦公之省”，2016年，浙江省與釘釘合作，正式啟用政務釘釘平臺——浙政釘。截至目前，浙江省27萬余各級組織已組建38萬余個浙政釘工作群，其中日活躍用戶人數(shù)達93萬。

政務釘釘事業(yè)部負責人葉軍此前表示，浙政釘在釘釘?shù)幕A上，專門做了額外優(yōu)化，對其中流轉數(shù)據(jù)可提供更高強度的加密保護，另外浙政釘還設計了通用標準，從而快速協(xié)同處理政務。

浙政釘不僅可以協(xié)助辦公，還能提高政務機關的服務質量。依托浙政釘?shù)?ldquo;好差評”模塊，全省的政務服務評價都匯集于同一數(shù)據(jù)庫，成為評判公務人員服務績效的重要依據(jù)。

2019年底，一位寧波市民在街道便民服務中心辦理醫(yī)保業(yè)務時，因工作人員辦理不熟練、態(tài)度不佳，便為這次辦事體驗打了“差評”。街道負責人立刻收到了系統(tǒng)發(fā)來的差評通知，當天就安排該工作人員上門致歉，并最終得到了諒解。

“數(shù)字化轉型的目標是形成以人民為中心的治理方式，需要實現(xiàn)技術、組織和體制的深度融合，這與浙政釘背后的數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)治理理念完美契合。”浙江工商大學公共管理學院副教授張丙宣表示。

疫情發(fā)生后，“宅家上班”成為許多企業(yè)職員的需求。眾多智能辦公應用涵蓋的日程共享、任務協(xié)同、智能人事等基礎功能恰好可滿足人們的“云辦公”需求，有效助力社會的正常運轉。據(jù)統(tǒng)計，今年春節(jié)后復工第一周，有超過1800萬家企業(yè)采用線上遠程辦公模式，超3億人使用在線辦公應用。

在釘釘CEO(首席執(zhí)行官)陳航心中，制作智能辦公產品最大的忌諱便是“閉門造車”。唯有與客戶深度綁定，通過親身觀察親身體驗，切實感受其辦公需求和痛點，才能真正做好產品迭代，進而脫穎而出。

正是基于這一理念與客戶的具體需求，今年2月，釘釘專門開發(fā)了“無接觸考勤”解決方案，包含無線網(wǎng)絡、GPS定位、藍牙等多種考勤方式，做到無接觸、不摘口罩也能簽到，為超過1000萬家企業(yè)守護健康。其中，位于湖州的新能源企業(yè)天能集團就是早期受益者。

以安全復工復產為前提，天能集團第一時間啟用釘釘“無接觸考勤”解決方案，僅用3天時間便部署了55臺釘釘智點B1考勤機。手機打開藍牙后，員工路過B1即可完成考勤打卡，這有效降低了交叉感染風險，為企業(yè)提供了極大的健康保障。

實際上，釘釘不只幫助天能集團復工復產先人一步，也讓企業(yè)的數(shù)字化轉型進一步加快。“數(shù)字辦公讓企業(yè)有了更強的免疫力，真正實現(xiàn)了抗疫復工兩手抓。”天能集團CIO(首席信息官)宋銳說，“我們還通過釘釘，變危機為協(xié)作機遇，打造了原材料采購圈、物流出庫發(fā)貨圈，將各部門的電子化流程變?yōu)樯鷳B(tài)圈協(xié)作流程，很好地提升協(xié)作效率。”

與線下辦公相比，線上辦公最易造成不必要的“溝通損耗”，為補足短板，智能辦公應用飛書選擇在“異步”層面發(fā)力。比如，一名員工在加入新飛書群后，即可看到群內所有歷史消息，再不必通過復制或轉發(fā)對其進行額外的解釋，保障了員工獲知完整訊息的權利。

根據(jù)艾媒咨詢數(shù)據(jù)顯示，隨著在線辦公需求日益增長，預計2020年中國智能辦公市場規(guī)模將達到449億元，但這并不意味著使用智能辦公應用將成為職場的絕對主流。

“線上辦公應用的普及規(guī)模取決于配套數(shù)字化基礎設施的發(fā)展，比如5G技術、人工智能、大數(shù)據(jù)等。未來，兩者會相互協(xié)同、共同促進。”釘釘有關負責人告訴本報記者。

視頻會議系統(tǒng)——

“真實親切的辦公氛圍又回來了”

4月16日，在廣州呼吸健康研究院主辦的線上學術交流會中，中國工程院院士鐘南山通過騰訊會議與歐洲、美國、非洲等地區(qū)的醫(yī)生進行視頻連線，首次分享中國針對新冠肺炎疫情的“全路徑”診療經(jīng)驗，吸引全球近1000萬人同時在線觀看。

疫情的突然暴發(fā)，令線上辦公成為常態(tài)。面對特殊環(huán)境下的無障礙溝通需求，視頻會議產品逐漸嶄露頭角，成為在線辦公應用中的“黑馬”工具。

29次迭代升級、在超100個國家和地區(qū)上線應用、聯(lián)合國教科文組織高等教育創(chuàng)新中心推薦使用工具……自2019年12月25日上線發(fā)布后的260天時間里，騰訊會議實現(xiàn)了從無到有的奇跡般發(fā)展，一躍成為中國最快超過1億用戶的專業(yè)視頻會議產品。

以騰訊會議為代表，從日常辦公會議，到企業(yè)招聘面試，再到云端招商簽約，視頻會議系統(tǒng)已深度服務于金融、教育、醫(yī)療等多個行業(yè)，成為企業(yè)降本增效的現(xiàn)實選擇。據(jù)北京大學互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展研究中心發(fā)布的報告顯示，今年1至5月，單單騰訊會議就直接節(jié)約社會成本高達714億元。

而視頻會議系統(tǒng)的異軍突起，則源自于近年來云計算發(fā)展的深厚積累。

為了滿足用戶的急速增長需求，騰訊會議每天都要進行資源擴容。“當時擴容速度是不可預期的，每一天的用戶增長速度都在成倍疊加，我們能做的就只是持續(xù)堆加資源。”騰訊云運維中心和客戶服務部門負責人徐勇州回憶稱。

從1月29日開始，騰訊會議日均擴容云主機接近1.5萬臺，8天總共擴容超過10萬臺云主機，涉及超百萬核的計算資源投入，折算成本有上億元之多，這創(chuàng)造了云計算的歷史記錄。“我們正是憑借過去在技術和資源上的積累，以及成熟的組織結構支撐，從而快速解決好問題。”騰訊云副總裁、騰訊會議負責人吳祖榕說。

盡管不同行業(yè)領域，針對視頻會議的個性化場景劃分要求強烈，但在疫情防控期間，借助視頻會議系統(tǒng)搭建人際間溝通渠道，則是大多數(shù)人的共性需求。

對于武漢創(chuàng)業(yè)公司“菜小秘”CEO吳敏而言，公司遲遲無法復工，是令他最作難的一件事。“與同事們長期缺乏交流，會讓人產生孤獨感，你會很想念公司的每一位兄弟姐妹。”

正月初八，依靠飛書，“菜小秘”開始全員線上復工。“透過屏幕，相互看到彼此表情，大家又能‘面對面’交流，真實親切的辦公氛圍又回來了。”吳敏感嘆說，“通過線上視頻討論，我們的開發(fā)產品每周都能更新一次，迭代頻率比疫情之前還高呢!”

但大多數(shù)時間內，基于封閉交流需求，視頻會議系統(tǒng)的使用者往往對產品的安全性與穩(wěn)定性有更高要求。為此，中國科學院軟件研究所研究員丁麗萍建議，用戶需注意養(yǎng)成良好的使用習慣，不要在視頻會議環(huán)境中放置太多私人物品，一些敏感性文件最好通過郵件展示細節(jié)，“如果做好安全配置，用戶完全可以放心使用視頻會議系統(tǒng)”。

遠程電子簽約——

“做數(shù)字化時代的契約守護者”

面對疫情，紙質合同必須現(xiàn)場簽訂的痛點暴露無遺。簽署防疫安全承諾書、發(fā)放入職通知、簽訂勞動合同……在數(shù)字化轉型大趨勢下，伴隨移動互聯(lián)網(wǎng)等技術的發(fā)展、用戶認知度與接受度的提高，中國電子簽約市場正迎來飛速發(fā)展的新契機。

2020年3月，人社部印發(fā)《人力資源社會保障部辦公廳關于訂立電子勞動合同有關問題的函》指出，符合勞動合同法規(guī)定和上述要求的電子勞動合同一經(jīng)訂立即具有法律效力，用人單位與勞動者應當按照電子勞動合同的約定，全面履行各自的義務。法律政策的適時完善，為電子合同在疫情防控期間的推廣應用提供了直接指導。

“創(chuàng)業(yè)剛開始就遇到了疫情，你說我是不是點子低(武漢方言：倒霉)。”武漢人小王于去年底在家鄉(xiāng)開了一家早教機構，因為疫情，公司業(yè)務急轉直下。經(jīng)過仔細考量，小王決定從線下走到線上，而這需要與客戶重新簽訂合同。“慶幸的是，現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)技術很發(fā)達，像我們這樣的小公司可以直接遠程完成合同簽署，客戶們對此也都很配合，我們的業(yè)務運轉很快就恢復正常了。”

相較于傳統(tǒng)線下業(yè)務模式，遠程電子簽約的優(yōu)勢又在何方?

電子合同云平臺法大大創(chuàng)始人兼CEO黃翔告訴本報記者，在業(yè)務層面，使用電子合同從蓋章、流轉、歸檔、管理等方面都提高了合約、文件的簽署效率;在合規(guī)層面，電子簽約還可以通過技術手段規(guī)范企業(yè)的用章管理，并實現(xiàn)簽署全流程的區(qū)塊鏈存證，有效防止合同被篡改，極大提升企業(yè)的合規(guī)風控管理水平。

為有效支撐工作效率提升，許多政務部門也在深化電子合同運用，促進業(yè)務組織方式變革。為讓群眾在辦理業(yè)務時少跑腿，濟南市不動產登記中心鼓勵在簽訂新建商品房買賣合同中使用電子簽約。以共享獲得的信息及當事人提交的電子材料作為辦事依據(jù)，在登記材料齊備的情況下，登記中心即可當場核發(fā)不動產登記電子憑證，實現(xiàn)“交房即辦證”。

越來越多的司法部門，也開始陸續(xù)采用電子簽約形式提升服務體驗，加速相關合作的推進。

9月15日上午，四川省高級人民法院和重慶市高級人民法院通過法大大在線平臺舉行了《成渝地區(qū)雙城經(jīng)濟圈跨域訴訟服務合作協(xié)議》簽約儀式。雙方可通過法大大，獲取包含文件名稱、證書編號、存證時間等在內的出證信息，及一份完整記錄了該合作協(xié)議的數(shù)字報告。四川省高級人民法院副院長張能表示：“本次‘云簽約’是未來川渝兩地跨域訴訟服務合作的一次技術性‘試水’。未來，跨域訴訟服務合作的開展都能以此為技術支撐循序展開。”

電子簽約作為未來商業(yè)社會的一項基礎設施，將貫穿于交易互通的各個環(huán)節(jié)。有關專家認為，相對于傳統(tǒng)的線下模式，電子合同簽署雙方的誠信建立更加困難，如何保證電子合同的有效性是急需解決的問題。

作為一款簽約產品，用戶對電子合同的期待首先是高效便捷。“但對于合同這種茲事體大的文件，合規(guī)是公司產品設計必須要捍衛(wèi)的‘生命線’，電子簽約產品絕不可因追求易用性而犧牲法律合規(guī)性。”黃翔說，“未來，企業(yè)要做的就是以電子合同簽署為核心基礎能力，實現(xiàn)電子證據(jù)的全流程可溯源、可取證、可追蹤，爭做數(shù)字時代的契約守護者。”(本報記者劉樂藝)